仕事術

時間に追われてストレスと感じない仕事をする方法を紹介します

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仕事をスピーディーにこなせるようになりたいですよね?

私は時間を有効に使いたいと思い、時間活用の本を多々よんでいますので、今まで学んで実践して効果があったものを紹介したいと思います。

時間活用術は仕事のみならず、家庭、プライベートでも役に立ちます。

仕事とプライベートを分けたがる人も多いが、仕事がプライベートに生きることは本当に多いと私は思っています。
逆にプライベートで得た経験や知識が仕事に活きることもあります。

 

仕事、プライベートを線引きすることは重要ですが、完全に分離して考えることは違うと思っています。

私は今回、仕事、プライベートとも、少しでも時間を活用して人生を生きたいと思いました。

 

時間の使い方について学んでいくと『なるほどな!』と思うことがおおいです。
正直に言えば、そんなに特別なことは無く、簡単に実践できることが多いです。

一般的に言われている時間活用術、仕事の整理方法についてわかりやすく紹介します。

しかし、知っていても、知っている通りに行動できないのが人間です。
自分の頭で理解していても、なかなか行動できずにいる人は、行動に移すキッカケになると思います。

仕事で成果を上げたければ、時間の使い方を改めるべし!

忙しく、やることが多い中でも時間は限られています。

限られた時間の中で仕事をしなくてはならない私たちは、時間をどう使うか考えてから仕事に取り掛からなければなりません。

目の前に現れる仕事をただこなすだけでは忙しさから脱却は出来ません。

どの仕事からどんな方法で片付けるかをしっかり考えた上で行動するべきなのです。

 

この仕事の片付け方が、仕事をする上で重要になります。この本では仕事の片づけ方の重要性と片付け方を紹介しています。

仕事を細分化して一つずつ業務を終わらせていく

仕事は大きな仕事から、小さな事務処理まで多岐に渡ります。

大きな仕事は必然的に仕事量が増え、仕事を終わらせるのも時間が掛かります。

大きな仕事を効率化して進めるためには仕事の因数分解が必要なのです。

仕事の因数分解とは、大きな仕事を細分化していく作業のことです。

大きな仕事も、小さな仕事が集まっているので大きな仕事になっています。

計画立案、社内調整、上司への報告、会議、外注手配、情報収集などに、細かく仕事を分けていくことで何をするべきかが明確になっていきます。

ぼんやりした仕事を、明確にして少しずつ進めて行くことが大きな仕事を完了させる道のりです。

 

仕事の予定には必ず予備時間を設ける

仕事は必ず思うように進むとは限りません。

しかし、客先や上司には仕事をいつまで終わらせるか報告が必要です。

信頼を裏切らない為には約束した期限までに仕事を終わらせなければなりません。
自分の仕事を計画通りに終わらせる為には予備時間があると、不足の事態があっても期限内に終わらせることが出来なかったということを避けることが出来ます。

 

時間の見積もりは想定した時間の1.5倍で報告する

仕事の予備時間が必要なのがわかったところで、予備時間の設定方法を紹介しています。

予備時間は1.5倍を目安とします。

もし予備時間よりも早く仕事を終わってしまったとしても、自分が損することはまず無いでしょう。

しかし、予備時間を1.5倍に設定することも重要ですが、仕事をどれだけ正確に見積もることが出来るかも重要です。

正確性の無い見積もり時間では意味をなしません。

見積もり時間の精度を上げていく為には、日々の小さい仕事もどれくらいの時間が必要かを考えて仕事を行い、結果がどうだったのかを振り返る必要があります。

この繰り返しが見積もり時間の精度を上げていくことに繋がります。

 

報告前は必ず1度内容を見直す

報告が長い人や、何を言いたいのかわからないと言われる人に心当たりはありませんか?

報告がスピーディーに出来る人は仕事もスピーディーに出来ます。

頭の中で言いたいこと、今やっていることが整理できている人は報告も簡潔でスピーディーに行うことが出来ます。

逆に報告が長く、何がいいたいことがわからない人は、頭の中が整理できておらず、仕事の整理も上手くいっていません。

耳が痛いです。。

自分の仕事を整理し、相手にわかりやすく伝える為にも、報告前には現状がどうなっていて、何を伝えたいかを明確にするために1度内容を見直します。

そうすることで、自分の報告の時間も少なくなり、相手にも鮮明に伝えることが出来るのです。

 

わかりやすく説明するには短い言葉をつかう

難しい事案を伝えようとすると、どうしても話しがながくなってしまいがちです。しかし、相手に伝わるようにするには出来るだけ完結に伝えなければなりません。
短い文章で伝えるスキルは、簡単には手に入りませんが、PREP法と言う手法を使うことで簡潔に伝えることが出来るようになります。
Point 結論
Reason 理由
Example 事例
Point 結論

素早さが求められる仕事では、結論を先に報告することが重要です。結論がわからないままの報告だと、何が言いたいのかが伝わりません。

PREP法を使い、シンプル、スピーディーな報告を心がけましょう。

 

上位には具体的な言葉で返答する

検討します。報告しておきます。共有させます。と言うような言葉がビジネスシーンでよく使われますが、具体的にはどのようなことを表しているのかわかりません。

営業マンがその場の状況を収める為に一度持ち帰らせてくださいと言うこともありますが、具体的にどう行動するか伝えなければ事態は先に進みません。

仕事を早急に進めたいときは具体的な言葉を使いましょう。
検討しますではなく、上司と相談して明日までに結果を報告します。
共有しますではなく、本日部門内で会議を行い全員に情報を展開します。と言うように、5W1Hが伝わるようにすると、自分の信頼、時間を守ることが出来ます。

 

仕事の味見をする

仕事をすぐやるために必要なことは、失敗しない方法で行うことです。

しかし、多様な仕事をこなすなかで、どの手法をつかって仕事を行うべきか判断できないこともあります。

そのようなといは、お試しとして味見をします。

料理も味見をすることで、味を調整して失敗を防ぐことが出来ます。

仕事も同様で、あらゆる手法を試してみるのも必要です。

特に、初めての仕事や、どう進めるかわからない仕事では有効です。

しかし、やみくもにお試しするのでは、時間のムダになってしまうので、時間を限定して行う必要があります。
実行前には必ず仮説を立てることが必要です。思ったとおりになるかどうかが、お試しから実行に移すカギになるからです。
失敗を恐れずに、短い時間でもよく考えて挑戦することが難しい仕事を成し遂げるカギとなります。

仕事の振り返りは成長には必須です

山積みの仕事をこなす日々の中では、振り返る時間を確保出来ていない人も多いです。
しかし、仕事を振り返ることは自分の成長に繋がり、次の仕事を最適な方法で進める道しるべにもなり得るのです。
小さい仕事でも、一つ一つを振り返り、現状よりもいいやり方は無いかを考えることが自分の成長と仕事の効率化に繋がっていくのです。
PDCAサイクルの中でも、チェックはとても重要な項目です。チェックが出来ていない人はPDCAサイクルをまわしているとはいえません。
しっかりPDCAサイクルをまわす為にチェック、日々の振り返りを行いましょう。

 

仕事のキーポイントを考える

仕事を進める中で、自分でコントロールできる領域と、コントロールできない領域があります。

この領域を洗い出すことで、自分が今やるべきことが明確になります。

自分がコントロールできない領域について悩んでしまい、集中できないことはありませんか?

しかし、自分でコントロールできないことに関しては諦めるほかに無いのです。

自分が今やるべきことは、自分がコントロール出来る領域で全力を尽くすことです。
自分でコントロール出来ることとは、仕事の進め方、言葉遣い、仕事の今後の計画などです。
逆に自分でコントロールできない領域とは、他人の言動、過去、他社の都合などがあります。

 

仕事を進めたければ頭を整理することが一番重要です。

頭の中を整理することが時間を有効活用することにつながります。

 

自分がやるべきことを明確にして、限られた時間をどう使うかを考えられなければ、時間を活用することなどできません。

押し寄せる仕事の波をどう見極めるか、何をすべきを考えましょう。
考えずに仕事をしていては波に飲まれて波から脱出することも出来ません。

上手く波に乗るためには波を見て、どうやって波に乗るかを考えなければならないということです。

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